1. Administrator danych osobowych

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy oraz dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym NIP,
• adres dostawy i adres rozliczeniowy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące złożonych zamówień,
• dane dotyczące płatności w zakresie udostępnianym Administratorowi przez operatora płatności,
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedaży,
• informacje przekazane w korespondencji,
• dane związane z Kontem Klienta,
• adres IP, identyfikatory internetowe oraz informacje techniczne dotyczące urządzenia i sposobu korzystania ze Sklepu,
• informacje o udzielonych zgodach oraz preferencjach dotyczących plików cookies i komunikacji marketingowej.

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju usługi, z której korzysta użytkownik. Nie wszystkie wskazane dane są przetwarzane w każdym przypadku.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Zawarcie i wykonanie umowy oraz realizacja zamówienia

Dane osobowe Kupującego podane w związku z zakupami w Sklepie przetwarzane są w celu podjęcia działań prowadzących do zawarcia umowy, jej zawarcia i wykonania, w szczególności przyjęcia i realizacji zamówienia, kontaktu dotyczącego zamówienia, obsługi płatności oraz organizacji dostawy.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

W przypadku osób reprezentujących Klientów będących przedsiębiorcami oraz osób wskazanych do kontaktu przy realizacji zamówień, podstawą przetwarzania ich danych osobowych może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu kontaktu oraz prawidłowej realizacji zamówienia.

3.2. Obsługa Konta Klienta

Dane niezbędne do utworzenia i prowadzenia Konta Klienta przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.3. Obowiązki podatkowe, księgowe i rachunkowe

Dane niezbędne do wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

3.4. Reklamacje, odstąpienia od umowy i obsługa posprzedażowa

Dane związane z obsługą reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO, odpowiednio do charakteru sprawy oraz obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa.

3.5. Kontakt z użytkownikiem

Dane przekazane w korespondencji przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zapytania oraz prowadzenia dalszej komunikacji.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonywania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji z osobami kontaktującymi się ze Sklepem.

3.6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń związanych z działalnością Sklepu lub zawartymi umowami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.

3.7. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli użytkownik zapisze się na newsletter lub wyrazi zgodę na określoną formę komunikacji marketingowej, jego dane mogą być wykorzystywane w celu przesyłania informacji dotyczących produktów, nowości, ofert i działalności Avena.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda, dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysyłanie informacji handlowych oraz prowadzenie marketingu za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się z uwzględnieniem zgód wymaganych przez właściwe przepisy.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.8. Analityka oraz działania reklamowe

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych w celu analizowania ruchu w Sklepie, mierzenia skuteczności działań reklamowych oraz dostosowywania komunikacji marketingowej.

W zakresie, w jakim narzędzia te wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie zgody, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niektóre dane są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, realizacji dostawy, obsługi płatności lub wystawienia wymaganego dokumentu sprzedaży.

Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić jego złożenie lub wykonanie.

Podanie danych na potrzeby newslettera, marketingu oraz opcjonalnych narzędzi analitycznych nie jest warunkiem dokonania zakupów.

5. Odbiorcy danych osobowych

W związku z prowadzeniem Sklepu dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych usług lub obowiązków.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawca platformy e-commerce Shoper oraz podmioty zapewniające jej obsługę techniczną i hostingową;
• PayPro S.A. z siedzibą przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań – operator systemu Przelewy24 i podmiot świadczący usługi płatnicze;
• banki oraz inni dostawcy usług płatniczych – zależnie od wybranej przez Kupującego metody płatności;
• FedEx, InPost oraz inni przewoźnicy realizujący dostawę Towarów;
• podmioty świadczące usługi informatyczne, serwisowe, hostingowe oraz związane z bezpieczeństwem systemów;
• podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne;
• dostawcy systemów mailingowych – w przypadku korzystania przez Administratora z takich usług;
• Google i Meta – w zakresie wynikającym z korzystania z narzędzi analitycznych i reklamowych oraz wyborów dotyczących zgód dokonanych przez użytkownika.

Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

W zależności od charakteru danej usługi odbiorcy danych mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych.

6. Płatności elektroniczne

PayPro S.A. prowadzi serwis Przelewy24 i świadczy usługi płatnicze jako krajowa instytucja płatnicza.

Operator płatności może przetwarzać dane osobowe jako odrębny administrator w zakresie wynikającym ze świadczonych przez niego usług oraz obowiązujących go przepisów.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, terminów przedawnienia roszczeń i obowiązków dokumentacyjnych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się pod adresem info@avenasc.pl.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uzna, że jego dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów RODO, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców działających globalnie, w szczególności Google lub Meta, w określonych przypadkach dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazywania danych, odbywa się ono z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych, zależnie od konkretnego przypadku.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Wykorzystywane narzędzia analityczne i marketingowe mogą umożliwiać tworzenie grup odbiorców reklam lub analizowanie sposobu korzystania ze Sklepu.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników wyłącznie zautomatyzowanych decyzji, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że użytkownik zostanie o takim procesie wcześniej odpowiednio poinformowany zgodnie z przepisami.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies są niewielkimi plikami lub informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

Sklep może wykorzystywać cookies i podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Sklepu,
• obsługi koszyka, logowania oraz sesji użytkownika,
• zapamiętywania ustawień i preferencji,
• analizowania ruchu i sposobu korzystania ze Sklepu,
• mierzenia skuteczności kampanii reklamowych,
• prowadzenia działań marketingowych – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

13. Kategorie plików cookies

Pliki cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, są stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody.

14. Google Analytics 4

Sklep może wykorzystywać Google Analytics 4 dostarczane przez Google w celu analizowania statystyk odwiedzin oraz sposobu korzystania ze Sklepu.

W zależności od konfiguracji narzędzie może przetwarzać informacje dotyczące m.in. odwiedzanych podstron, zdarzeń związanych z korzystaniem ze Sklepu, urządzenia, przeglądarki oraz przybliżonej lokalizacji.

Technologie analityczne wymagające zgody uruchamiane są po jej udzieleniu przez użytkownika.

15. Google Ads i Meta Pixel

Sklep może korzystać z narzędzi Google Ads oraz Meta Pixel w celu prowadzenia kampanii reklamowych, mierzenia ich skuteczności oraz dostosowywania reklam do grup odbiorców.

Narzędzia te mogą wykorzystywać cookies, identyfikatory urządzeń oraz informacje dotyczące aktywności użytkownika w Sklepie.

Wykorzystanie tych technologii w zakresie wymagającym zgody następuje dopiero po jej uzyskaniu.

16. Zarządzanie zgodami na cookies

Podczas korzystania ze Sklepu użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi opcjonalnych plików cookies i podobnych technologii za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami udostępnionego przez Sklep.

Użytkownik może zaakceptować lub odrzucić opcjonalne kategorie cookies oraz w dowolnym momencie zmienić wcześniejsze wybory.

Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Cookies można także usuwać lub blokować za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania niezbędnych cookies może jednak uniemożliwić prawidłowe działanie niektórych funkcji Sklepu.

17. Newsletter

Sklep może umożliwiać dobrowolny zapis do newslettera zawierającego informacje dotyczące produktów, nowości, ofert i działalności Avena.

Zapis do newslettera wymaga podania adresu e-mail oraz – jeżeli wymagają tego przepisy – wyrażenia odpowiedniej zgody.

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z newslettera bez ponoszenia dodatkowych kosztów, korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w otrzymywanej wiadomości lub kontaktując się pod adresem info@avenasc.pl.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa danych osobowych odpowiedniego do ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Środki te mają w szczególności chronić dane przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.

Użytkownik powinien również dbać o bezpieczeństwo własnych danych dostępowych do Konta Klienta oraz korzystać z aktualnego oprogramowania.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania Sklepu, wykorzystywanych usług, systemów, integracji lub metod przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest udostępniana na stronie Sklepu.

Jeżeli zmiana sposobu przetwarzania danych będzie wymagała przekazania użytkownikowi dodatkowych informacji albo uzyskania jego zgody, Administrator podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.